עם צוותים מסביב לעולם, לו״ז מורכב שכולל חגים ומועדים של כלל התרבויות, וצורך לאגד לארגון אחד עובדים משלל אזורי זמן – ניהול זמן אפקטיבי בארגונים גלובליים הוא עניין לא פשוט, כזה שמשלב קצת אומנות וקצת מדע. אספנו עבורכם מספר טיפים שיעזרו לכם לוודא שהחברה שלכם פועלת במקסימום תפוקה, ומתגברת בקלות על האתגרים שסביבת עבודה גלובלית מביאה איתה.
שלבו טכנולוגיה בצורה חכמה באירגון
בעולם העסקי של היום כבר יש פתרון טכנולוגי לכל דבר. כך לדוגמה, תוכנות ניהול משאבי אנוש כמו הי בוב, הן דרך מעולה לעזור לכם לגשר על הבדלי שעות, לאגד צוותי מרוחקים לתרבות ארגונית אחידה, ולתאם ציפיות רוחביות עם כלל החברה. כלים כאלו יאפשרו לכם לנהל את כולם מרחוק בנוחות, תוך כדי העברת מידע חכמה גם מההנהלה אל הצוותים, וגם בכיוון השני.
ישרו קו בין כולם ותקשרו ציפיות ברורות
היו מאוד מפורשים לגבי מועדים, זמני תגובה, ולוחות זמנים לפגישות. תקשורת ברורה תסייע לכם להימנע מאי הבנות, ותבטיח שכולכם תהיו באותו עמוד. לא משנה היכן הצוותים שלכם בעולם – כולם חייבים להבין את הדדליינים השונים, ואת הציפיות והמשמעויות מאחוריהם, על מנת למנוע בזבוז זמן יקר.
הכירו לעומק את אזורי הזמן השונים
כאשר עובדים מסביב לעולם, צריך להבין את המשמעויות של לוחות הזמנים והדרך בה החפיפות השונות שלהם משפיעות על הצוותים. כשכולם עובדים באותה מדינה, קל מאוד להרים שנייה טלפון או לקפוץ למשרד לשיחה קצרה, אבל כשצוותים באזורי זמן שונים צריכים לעבוד ביחד – כל צורך בסנכרון או אפילו שאלה קטנה, משמעותם עיכוב של מספר שעות ועד לכמה ימים עד לפתרון הקרוב ביותר.
זמן לעודד תקשורת א-סינכרונית
תקשורת א-סינכרונית היא השימוש בכלים המאפשרים עבודה על שעונים שונים. בניגוד לפגישה או שיחה בהן כולם צריכים להיות יחד באותה שעה, בתקשורת א-סינכרונית כמו מיילים, הודעות, ולוחות אונליין לניהול פרויקטים, יש פחות משמעות ללוחות הזמנים הספציפיים של כל צוות או עובד.
בצעו בדיקות תקופתיות ושמרו על קשר קרוב
במיוחד בארגונים גלובליים חשוב לנהל בדיקות רוחביות ורגעים של קשר אישי וישיר. תזמנו לכם בדיקות תקופתיות לוודא שכולם מתואמים ואף אחד לא מרגיש מבודד או מתוסכל בצוות מרוחק כזה או אחר. בדיקות אלו יכולות לעזור לכם לזהות בעיות פוטנציאליות בשלב מוקדם ולשמור על המורל גבוה.
טפחו תרבות גמישה, אך אחראית
דווקא בגלל שטעויות לו״ז יכולות להיות הרסניות לפרויקטים – בקביעת דדליינים, זכרו תמיד שחשוב יותר להיות גמישים ממחמירים. קבעו שעות ליבה קריטיות שכולם צריכים להיות זמינים בהם, אבל אפשרו גמישות מעבר לשעות אלו. יותר חשוב שאנשים יתנהגו באחריות ויהיו מיודעים לצרכים של החברה, מאשר שכולם יעבדו בדיוק באותן שעות. זה עלול להישמע פחות יעיל, אבל יחס בוגר וגמיש לעובדים שלכם יבטיח שהם ינהגו בבגרות ואחריות חזרה.
לסיכום
ניהול זמן בארגון גלובלי דורש לא מעט דברים – הכרת אזורי הזמן, שילובים חכמים של טכנולוגיה, בדיקות תקופתיות, הקפדה על תקשורת א-סינכרונית ועוד. על ידי הבנת הצרכים המגוונים של הצוותים השונים שלכם, תוכלו ליצור סביבת עבודה טובה והרמונית. וזכרו תמיד, לעבוד חכם זה הרבה יותר יעיל מאשר לעבוד קשה.
