כל בעל עסק שיש תחתיו עובדים, מודע לכל העלויות הכרוכות בכך, שהגבוהה ביותר מבניהן היא תשלום שכר העובדים.
קיימות בשוק כמה אופציות למדידה: שעון נוכחות ביומטרי, שעון נוכחות מגנטי, שעון נוכחות הקרבה, אפליקציה, וכו׳.
מדידה נכונה ומערכת נוכחות אמינה תמנע את כל הטעויות אנוש העשויות לקרות בזמן ביצוע המדידה והשכר כל חודש.
חשוב לציין: כל טעות קטנה לטובת העובד יכולה להוות בעיה, מכיוון שהעובד יקבל תשלום עבור שעות או מספר דקות בהם הוא לא עבד ואפילו לא נכח במשרד, וזה רבותיי, יכול להצטבר לסכומים גבוהים עבור המעסיק.
של מי בעצם האחריות?
כמובן שהאחריות להחתים שעות נוכחות חלה על העובד, בכדי שיקבל תשלום מלא על שעות העבודה שלו.
במקרה של מחלוקות בעניין תשלום מעביד לעובד, אחריות ההוכחה היא על המעביד. מערכת נוכחות כוללת תיעוד נכון ורישום מדויק אל מקום העבודה, או מדידה מדויקת דרך אפליקציה (במידה והעובד עובד מהבית או מהשטח).
מערכת הנוכחות כוללת תיעוד נכון ורישום מדויק יותר של הגעה למקום העבודה והיציאה ממנו.
שימוש נכון ואמין מצד העובד מחזקת את אמינותו בחברה ואצל המנהל שלו.
שילוב אפליקציה
בשנה האחרונה, קורונה שינתה את כללי המשחק ויותר עובדים החלו לעבוד מהבית וכיום משלבים עבודה מהבית ומהמשרד.
אפליקציית שעון נוכחות מאפשרת למעסיקים לנעל מערך עובדים בכל אשר קשור לדיווח שעות הנוכחות שלו וביצוע המשימות, בכך מסייעת ליעל את תהליכי העבודה הקיימים בארגון.
ניתן גם לעובדים אפשרות לדיווח הערה יומית, בכך העובד יכול לעדכן הערה יומית אשר תשמש את מערכת השכר בארגון הכנת השכר.
אפליקציות חכמות היום מאפשרות לעובדים גם לדווח את סיבת ההיעדרות מהעבודה ומהמנהל לדעת בברור היכן העובד.
חיבור שעון למערכת השכר
בכל מה שקשור לתחום של שעון נוכחות עובדים ושכר, בישראל כיום יש מספר מערכת להפקת תלושי שכר.
שלל בתי עסק בישראל פונים אל רואי חשבון / חשב שכר חיצוני המקבל מידי חודש את שעות העבודה לפי נתונים שמעביר מכין תלושי השכר.
בחלק מהמקומות אף מפיקים תלושי שכר בעסק עצמו על ידי מערכת אישית.
כיום קיימות מערכות היודעות לחסוך זאת ממעסיקים, ומייצרות קובץ מותאם אישית ישירות אל מערכת השכר בארגון, דבר זה מאפשר בדיקה יעילה יותר של מכיני השכר.
הקובץ עצמו מכיל נותנים המופיע בדו״ח נוכחות כולל כמויות ואלה עוברים הישר אל מערכת השכר.
לסיכום,
מערכת שעון נוכחות כדאית ביותר למעסיקים בחברות קטנות וגדולות כאחד.
אחריות החתמת השעות חלה על העובד, אבל במידה ויש בעיה של מחלוקת האחריות היא על המעביד.
שימוש נכון של מערכת הנוכחות מועילה מאוד לחישוב השכר בסוף החודש.
בנוסף, שימוש נכון פותר בעיות ומחלוקות בהמשך בין המעביד לעובד, וכך ליצור תחושת אמון הדדית משני הצדדים.
